Dokumentumkezelés - dokNET

Az intelligens (ami több, mint a csak elektronikus) dokumentum kezelés stratégiai fontosságú alkalmazás lesz a közeljövőben mind a gazdálkodó cégek, mind pedig az állami szervezetek számára, hogy megfeleljenek korunk egyre növekvő információáramlásának.

Napjainkban a gazdasági társaságok, szervezetek informatikai vezetőinek egyik igen fontos megoldandó feladata a nagyobb népszerűséget kapott kérdéseken felül (mint pl. a vírustámadások) a rendelkezésre álló strukturálatlan információ hatalmas és egyre növekvő tömegének a kezelése. A mindennapi élet irdatlan mennyiségű irattömeget termel, legyen szó akár hivatali, állami vagy üzleti vonatkozásról. A cégek, illetve szervezetek működésének szükségszerű velejárói a különféle okiratok, dokumentumok, hiszen a tevékenység szinte minden mozzanatát írásba kell foglalni, írásban kell rögzíteni, legyen szó akár a cég, illetve szervezet belső életének valamilyen eseményéről, akár szerződéses kapcsolatokról. Minél nagyobb a cég, illetve a szervezet, annál nagyobb gondot kell fordítani a működésével összefüggő iratok, dokumentumok kezelésére. Az iratok, dokumentumok között rendet kell tartani, mert a kezelhetetlen papírhalmaz, vagy egy irat elvesztése sok felesleges tennivalót és problémát okozhat.

Az elektronikus dokumentumkezelés nemcsak egyszerűen azt jelenti, hogy a rendelkezésünkre álló hagyományos (papír alapú, hang, video stb.) dokumentumokat digitalizáljuk és digitális formában tároljuk, hanem át is szervezzük őket. Egyes felmérések szerint napjainkban a rendelkezésünkre álló információkból csak kevesebb, mint 20%-a van strukturáltan tárolva (valamilyen adatbázisban vagy szervezett táblázatban). Több mint 80%-a az információknak rendezetlen formában található csak meg. Az elektronikus dokumentumkezelés számára váró hatalmas feladat ezt az irdatlan nagy tömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni.

Az egyes gazdasági társaságoknál, szervezeteknél mérettől és a működési mechanizmustól függően többé-kevésbé kialakultak a dokumentumok kezelési szabályai, illetve íratlan szokások jelentek meg. Több helyen a hagyományos iktatókönyveket már elektronikusra cserélték ki az elmúlt években. A dokumentumok kezelésének első lépései az érkeztetés és az iktatás általában egységesek, legfeljebb abban vannak különbségek, hogy az egyes cégeknél, szervezeteknél milyen adatmezőket lehet, illetve kötelező kitölteni. A fontos az, hogy a rögzített adatmezőket egy adatbázisban helyezzük el, ahol sokféle keresésre, rendszerezésre van lehetőségünk a későbbiek folyamán. Az Intelligens Dokumentumkezelés lényegesen túlmutat az egyszerű elektronikus iktatókönyvön. Itt olyan lehetőségeink vannak, mint például folyamatok vezérlése, határidők figyelése, helyettesítések automatizált kezelése stb. és így új értéket is tudunk előállítani.

A cégünk által fejlesztett dokNET Intelligens Dokumentum Kezelő Rendszer megoldást kínál cégek iratkezelési problémáira – legyen szó közfeladatokat ellátó szervekről, vagy kis-, közepes, vagy akár nagyvállalatokról.

A dokNET sikeres bevezetésének a kulcsa, hogy az egységesítésnek és az egyedi testre szabásnak az optimális egyensúlyát megtaláljuk. Az adott gazdálkodó cég, illetve szervezet iratkezelési szabályzatainak kötelező részét a rájuk vonatkozó törvények, rendeletek és előírások határozzák meg. Az itt meghatározott adatokon és folyamatokon kívül az adott cég, illetve szervezet hatékony iratkezelési működéséhez szükséges adatokat is előzetesen meg kell határoznunk, hogy ezeket az egyedi objektumokat is tudjuk implementálni az Intelligens Dokumentum Kezelő rendszerünkbe.

A rendszerünk tervezése során lehetőség szerint minél több adatmezőnél célszerű alkalmaznunk a „zárt értékkészletet”, amelynek révén a felhasználót kényszeríti a rendszer, hogy besorolja az aktuális adatcella tartalmát az aktuális értékkészlet elemei közé. Természetesen lehet ún. „Egyéb” elemet is betennünk a listába, de a tapasztalatok szerint a használat során az „Egyéb” elemet sokkal többször választják ki a felhasználók, mint az indokolt lenne, és az a későbbi adatfeldolgozást nehezítheti meg. Célszerű, hogy a „zárt értékkészlet” elemeinek bővítését csak egy magasabb szintű jogokkal rendelkező felhasználó (tipikusan a rendszer adminisztrátora) végezhesse el. Ezáltal rugalmasan lehet alakítani a rendszert a változó körülményeknek megfelelően, de csak a szükséges mértékben.

A gyakorlatban mind a gazdálkodó cégeknél, mind pedig a szervezeteknél a dokumentumokat gyakran oda-vissza kell átalakítanunk a digitális formájuk és a hagyományos (papír) formájuk között. Az egyik alapesetben a hagyományos hordozón (papír, videokazetta, stb.) levő dokumentumot kell digitalizálni valamilyen eszközzel, ez tipikusan szkenneléssel történik. A másik irányban a digitális formában levő dokumentumot kinyomtatva ismét visszatérhetünk a papír alapra. Jelenleg az élet bizonyos területein (pl. bíróságok) nem nélkülözhetjük a hagyományos, papír alapú dokumentumokat, de az esetek túlnyomó többségében már működhet a digitális alapú információcsere. Alapkoncepcióként elfogadhatjuk, hogy az adott gazdálkodó cég, illetve szervezet a külvilág felé vegyesen kommunikál, (az adott külvilág igénye szerint elektronikus vagy hagyományos alapú dokumentumokkal) viszont cégen, illetve szervezeten belül biztosítani lehet, és javasoljuk is a kizárólagos elektronikus alapú dokumentum forgalmat és információáramlást. A gazdálkodó cégen, illetve szervezeten belül a dokumentumkezelés gyakorlatilag a működési mechanizmus leképezése egyfajta szempontból. Célszerű egy átfogó elemzést készíteni a dokumentumkezelési szokásokról és belső szabályokról, mielőtt áttérnénk az elektronikus dokumentumkezelésre. Sokszor meglepő eredményeket, hatékonyságnövekedést lehet elérni az elemzés alapján történő szabály, illetve esetleg szervezeti módosításokkal.

A dokumentumkezelő rendszereket igen heterogén IT környezetben kell használni. A gazdálkodó cégeknél, illetve szervezeteknél sokféle teljesítményű és különféle rendszerű számítógépek működnek. Az általunk kifejlesztett rendszer „webes” jellegű, ezáltal minden olyan gépen futtatható a kliens, ahol egy egyszerű Microsoft alapú böngésző program működik. Ezzel a megoldással az adott cég, illetve szervezet által kezelt dokumentumok mennyiségétől függően az adatbázis réteg és az alkalmazás egy-egy megfelelő teljesítményű számítógépre kerül. A rendszer így több száz, megfelelő szerverrel több ezer kliens kiszolgálására is alkalmas.